Il vaut mieux être approximativement juste que précisément dans l’erreur - mon ancien prof de finance
Un projet ponctuel respecte la définition que nous donnons d’un projet dans ce cours : une série de tâches réalisées dans un but précis qui a un début et une fin. Dans ce cas de figure, les dépenses et les revenus d’un projet sont relativement rapprochés dans le temps.
La viabilité dans ce contexte et dans les cas les plus fréquents peut se limiter à comparer les revenus et les dépenses ponctuels. Dans une organisation, par exemple, on peut simplement lister toutes les dépenses prévues et demander à la personne en charge du budget si l’organisation peut investir cet argent dans le projet.
Dans un projet qui doit assurer sa propre viabilité, on cherchera différentes sources de revenus qui devront être obtenues dans une fenêtre de temps assez rapprochée des dépenses.
Le démarrage d’une entreprise, la mise en place d’une nouvelle ligne d’écoute, le futur troisième lien à Québec sont tous des projets qui, dans une phase initiale pourront être gérés comme des projets classiques, mais qui doivent avoir une réflexion sur leur pérennité à long terme.
Comme ces projets auront des dépenses récurrentes, ils devront aussi être imaginés avec des revenus récurrents. Les projections de viabilité dans ce cas de figure sortent donc du simple dépenses - revenus, et abordent plutôt des hypothèses de vente, subventions, d’état du contexte économique, d’intérêt des consommateurs, etc.
Comme ces projections sont dans le futur, il existe naturellement un risque qu’elles ne se réalisent pas. L’étude de la viabilité d’un projet dans ce cas-là implique donc nécessairement une gestion de risque et une étude approfondie des besoins imaginés.
Ventes
Fonds personnels
« Love money »
Socio-financement
Dons
Subventions
Contributions en nature
Parts sociales et capital social (coop et OBNL)
Parts d’entreprises et actionnariat
Prêts d’institutions financières
Il existe des sources plus créatives, mais qui sont spécifiques à des domaines particuliers. Par exemple, dans le cas d’un projet qui abordait une stratégie d’acquisition de terrains en perspective de conservation, nous avons cherché à surévaluer la valeur des terrains pour que le don écologique qu’ils représentaient puisse devenir un avantage fiscal pour le propriétaire.
Règle générale, il est beaucoup plus facile de lister les revenus d’un projet que de lister ses dépenses. Voici un pense-bête, simpliste, incluant quelques exemples :
| Planification | Exécution | Communications | Administration | |
|---|---|---|---|---|
| Matériel | Liste de données | Trousse de premiers soins, matériel de randonnée | Éléments de graphisme, typographie précise | Local, machine à café, papetrie |
| Outils | Outils d’arpentage, appareil photo | Outil Gantt numérique, marteau piqueur | Photoshop, logiciel d’envoi de courriels | Assurances, plans de gestion des risques, logiciel de comptabilité |
| Temps | Coaching d’un enseignant | bénévoles, employés | Agence de communication | Comptable, chargé de projet, Conseil d’administration |
Selon le domaine, le niveau d’expérience et le besoin de précision il existe de nombreuses méthodes pour évaluer les coûts. Quelques exemples tirés de Principes et techniques de la gestion de projet :
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Pensée sur l’évaluation des coûts : il pourrait être tentant de déléguer cette tâche à une personne de l’équipe ou à un expert externe, mais une bonne partie de l’art de la gestion de projet consiste en la maîtrise de tous ses aspects. On découvre souvent des frais cachés en faisant l’exercice d’estimer les coûts probables d’un projet. S’il est toujours pertinent de bien s’entourer, il est essentiel que la personne chargée de projet s’occupe de l’estimation des frais du proje.
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Voici des modèles de budget qui pourront vous inspirer sur le fond et sur la forme que votre évaluation de la viabilité pourrait prendre :
Quelques définitions maison pour ces éléments importants :