Une fois que le projet a été retenu, que le proverbial “go” a été donné, la première étape est retourner à la table à dessin pour mettre tout ce que l’on connait du projet sur papier et commencer à préciser la nature des activités qui devront être réalisées.

TODOs

ou la définition de l’organigramme des tâches

Avant de pouvoir placer un projet dans un échéancier ou estimer le budget qui sera nécessaire à sa réalisation, il faut débuter par le découper en petits morceaux, méthode analytique style.

Cette réflexion est généralement exploratoire et itérative. Exploratoire parce qu’il n’y a pas méthode éprouvée pour n’oublier aucune tâche. Itérative parce que chaque cycle d’exploration permettra de mieux comprendre le projet, d’identifier de nouveaux risques à prendre en compte et des actions supplémentaires à comprendre en compte. Même si la méthode est exploratoire, quelques points de départs pour l’exploration peuvent quand même être standardisés :

• Le projet a une intention, un but, des objectifs, un extrant, peu important. Quelles sont les tâches à réaliser pour les atteindre?
• Le projet a des contraintes, peu importe leur nature. Quelles sont les tâches pour éviter, modifier, supprimer, déplacer, résoudre ces contraintes? Note : si certaines tâches sont répétitives, on aura plus à les inscrire dans les procédures de gestion de dans le cahier des charges.
• Le projet devra être administré. Qu’est-ce qui doit être mis en place pour les assurances, la paie, le local, les procédures, les réunions, les outils de gestion de projet?
• Le projet devra être communiqué. Le projet a presque toujours un impact externe. Quelles sont les tâches nécessaires pour créer le matériel de communication et le diffuser?
• Le projet aura des étapes, des jalons. À ces moments critiques du projet est-ce que certaines tâches devront être faites ou devront avoir été faites?

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Le cahier des charges n’est pas la chronologie ou un diagramme de Gantt. Même s’il peut être aidant de le réfléchir sur un axe temporelle, au moment de l’exploration et de la définition des tâches d’un projet, il est suffisant de nommer les tâches.

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Les LLM, style ChatGPT, peuvent être bien utiles pour explorer les tâches à faire dans un projet. Par contre, le fait de chercher soi-même permet de mieux comprendre les subtilités d’un projet. Je vous laisse devenir ce que monsieur Eisenhower en penserait.

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Lots de travail

Une fois que l’organigramme des tâches a été réalisé, le projet devra être divisé en lots de travail qui pourront être attribués à des personnes spécifiques.

Guide du corpus des connaissances en management de projet (Guide PMBOK®) Troisième édition, 2004, p.116.

Guide du corpus des connaissances en management de projet (Guide PMBOK®) Troisième édition, 2004, p.116.

• La description des lots de travail pourrait ressembler à : (dérouler le menu)

Maintenant nuançons. Dans la vraie vie, il ne sera probablement pas possible ou même souhaitable de remplir toutes les colonnes de ce tableau. Par contre, la tâche et son livrable devraient toujours être bien définis.

Tâches élémentaires

Une tâche élémentaire c’est un travail à faire qui n’a plus besoin d’être divisé pour être bien compris et exécuté par la personne qui en a la charge. De façon plus colorée : quand on a l’impression de prendre les gens pour des valises tellement on a subdivisé une tâche, on sait qu’on a subdivisé au-delà d’une tâche élémentaire.

C’est l’art de la granularité, de la subdivision adaptée au contexte, à la tâche et à la personne.