Une fois que les travaux à réaliser sont bien définis, l’échéancier et le budget d’exécution se construisent en quelque sorte en parallèle. La mise en calendrier a un effet sur l’exécution et les délais du projet et donc sur son coût. En retour, le budget ajoute des contraintes qui devront être respectées par le calendrier. L’7. Échéancier et attribution et le budget doivent donc être en constant dialogue (et idéalement ne pas être en chicane …).

Estimations des coûts

La première des tâches qui mènent à la réalisation d’un budget d’exécution est d’essayer de chiffrer, au meilleur de nos connaissances, les éléments de la définition des travaux. Plusieurs outils permettront de faire des estimations de qualité :

• L’expérience : si la personne qui mène le projet, ou des personnes dans son entourage, ont déjà réalisé un projet similaire, il est probablement possible d’utiliser des budgets réels et l’expérience de la personne pour estimer aux mieux les frais des différentes.

  <aside> ☝

  Attention - même si certains projets se ressemblent, ils sont tous uniques et il ne sera jamais possible de réutiliser à l’identique les résultats d’un projet précédent pour planifier un projet courant.

  </aside>

• Les recherches : pour certains projets au livrable tangible ou pour des tâches où un sous-contractant sera embauché, il est possible de connaître et même sécuriser sous certaines conditions, le coût exact de ces tâches. En demandant un devis ou en envoyant un bon de commande officiel, on arrivera à une (relative) certitude.

• Les règles du pouce : dans certains milieux il existe certains standards ou normes qui permettent d’estimer rapidement le coût de réalisation d’un projet.

  • En construction, au moment d’écrire ces lignes, on estimait entre 200 et 250$/pi2.
  • Dans les contrats de consultants, on évalue souvent autour de 10% les frais d’administration.
  • En bateau, on prévoit toujours 1/3 du carburant pour les imprévus (un tiers pour l’aller, un tiers pour le retour, un tiers pour les imprévus)
  • Une rumeur disait que chez Moment Factory, on multipliait par 4 les estimés pessimistes des développeurs qui travaillent sur les installations.

• Techniques statistiques : en faisant plusieurs estimations avec des paramètres différents pour une même tâche,

  • Poker planning : en informatique, cette méthode est souvent utilisée pour à la fois définir un projet et en estimer le coût. Formulée simplement, l’idée est de demander à différentes personnes d’estimer le coût d’une tâche, de discuter des variations entre les estimations et recommencer le processus jusqu’à l’atteinte d’un consensus. Le tout avec un jeu de cartes 😀.
  • Moyennes : dans certains cas, il peut être intéressant de faire plusieurs estimés selon différents paramètres et d’en faire la moyenne.
    • La version simple : faire la moyenne d’un estimé pessimiste, un réaliste et un optimiste.
    • La version complète : utiliser la méthode de Monte-Carlo pour modéliser statistiquement les différentes variables qui représentent les coûts d’un projet et calculer une distribution probabiliste des coûts réels sur des milliers ou dizaines de milliers de simulations.

• Connaissance de nos biais cognitifs : quelques biais cognitifs intéressants

  • Erreur de planification (Planning Falacy) : les gens, même les experts, ont tendance à :
    1. surestimer leur capacité à travailler efficacement, rapidement et sans erreur;
    2. sous-estimer les risques et angles morts d’un projet.

Coûts des sous-traitants

Embaucher des sous-traitants semble parfois très dispendieux. Voici une explication des coûts qui peuvent parfois sembler faramineux et qui doivent être prévus lors de la préparation du budget d’exécution.

Entre le taux horaire de la personne qui effectuera et le coût chargé au client, il y a un multiplicateur de 2,67 dans cet exemple-ci. Ce multiplicateur peut très bien varier en 2,5 et 4 selon les contextes.

<aside> 💡

La morale de ce calcul : les sous-traitants sont souvent beaucoup plus dispendieux que ce l’on peut s’imaginer.

</aside>

Ponctuel ou récurrent

Voir 4. La viabilité, notamment la section sur les modèles de budget pour y trouver des exemples des deux types de budget.

Si le projet constitue le lancement ou l’étude du lancement d’une activité récurrente (programme, entreprise, activité régulière, etc.) il est nécessaire de bien prévoir les entrées et sorties d’argent dans le temps pour éviter un manque de liquidités qui viendrait arrêter le projet dans son élan.

Attention de bien séparer les frais initiaux (investissement de lancement) et les frais récurrents (budget d’opération).

Types de coûts

Coûts des tâches

Dans un contexte manufacturier, on appellerait ces frais des coûts variables. Pour chacune des tâches à réaliser, il faut évaluer le temps et les ressources qui seront nécessaires à la réalisation. À partir des techniques d’estimation les plus appropriées, on est en mesure d’évaluer le coût probable de chacune des tâches et de se garder une réserve pour la contingence pertinente.

Ces coûts pourront varier dans le temps en fonction de l’avancée du projet, de nouvelles contraintes qui s’imposeraient ou d’un changement dans le contexte / environnement de réalisation.

L’imprévisibilité du budget d’exécution se trouve principalement dans cette catégorie.

Coûts non répartis

Dans un contexte manufacturier, on appellerait ces coûts les “frais fixes”. Ces coûts devront être assumés peu importe l’envergure du projet et sont en quelque sorte les coûts du “support” au projet. Quelques exemples :

• les coûts du logiciel de gestion de projet
• le loyer
• le salaire de la gestionnaire qui supervise les opérations
• les assurances responsabilité

Ces coûts peuvent donc difficilement être associés à des tâches précises et font l’objet d’une comptabilité parallèle pour éviter d’être ventilés sur une multitude de tâches et qu’on perde leur trace ou que leur gestion s’alourdisse.

Ces coûts sont typiquement assez prévisibles.